Terça, dia 28 de Outubro, foi dia do Cerimonialista.
Profissionais que eu tanto respeito, admiro e dou um valor sem fim (ainda mais
depois do meu casamento e saber a MEGA importância desse serviço).
Hoje gostaria de falar sobre um assunto, dar a minha opinião
ou até mesmo fazer um pedido. É sobre o CRONOGRAMA DO EVENTO.
Trabalho há cinco anos nesta área e acho que só recebi uns
quatro cronogramas com a programação completa dos eventos, todos de casamento.
Aí vocês me perguntam: "para que uma pessoa que só vai fazer
os doces precisa receber o cronograma completo?".
E eu pergunto a vocês: "se não chegarem
os doces, o evento será 100% completo e perfeito?". Não!
Um evento é feito de um conjunto de
etapas e de profissionais/fornecedores envolvidos, todos possuem a sua importância
e respeito, e todo o conjunto precisa funcionar perfeitamente para que o
sucesso do evento dessa garantido.
Muitas assessorias e cerimoniais
nem sequer entram em contato para confirmar os doces. Falar sobre cronograma deve beirar o absurdo para eles.
Para quem não está entendendo nada,
vou explicar. Cronograma é um arquivo, geralmente uma tabela, com todos os
detalhes que irão acontecer no evento. Muitos profissionais só criam a partir
da cerimônia e enviam para os profissionais de foto, vídeo, música, buffet etc.
O problema é que esquecem que a
organização começa a partir do momento em que o local da recepção é entregue para
iniciar toda a arrumação. E é a partir daí que o cronograma deve se iniciar e
detalhar cada passo, incluindo cada profissional envolvido.
Fiz um exemplo bem simples de um
cronograma só para terem ideia:
(clique na imagem para aumentar)
Vejam, estou ali às 10h, no meio de todas as atividades do cronograma do casamento.
Se eu recebo um cronograma completo
assim já sei exatamente a hora que deve ser feita a entrega, quem é o
responsável por receber a entrega e por onde entramos para realizar a entrega.
Essas informações são fundamentais para a minha logística. Infelizmente no
geral só nos falam que é para chegar lá hora tal e dão o endereço do salão. Ok.
Chegamos lá e perdemos muito tempo para achar qual é a entrada (alguns locais possuem um entrada de serviço só para entregas e não nos informam isso), sem contar o tempo de espera necessário para que o responsável possa receber e
assinar o recibo de entrega. E sem saber quem deveria receber e
conferir esses produtos, muitas vezes qualquer um recebe, não confere nada,
assina e tchau.
Agora na minha Guia de Encomenda
estou solicitando todas essas informações, não somente a data e hora da entrega.
Tudo bem, vocês podem me perguntam
também: "Mas se enviar essas informações por e-mail, para que enviar o
cronograma completo?". Eu acho, particularmente, que o envio
do cronograma demonstra a diferença do tratamento, do trabalho de cada
assessoria e cerimonial. Como falei lá no inicio, o evento é o conjunto de um
todo, e infelizmente, não dá para fazer uma reunião final com cada profissional
envolvido no evento. Quer uma solução? Faz um cronograma completo, envia por
e-mail para todos os fornecedores e diga algo no estilo:
"Finalmente chegou e tão
sonhado dia da Marta e do Paulo. Cada um de vocês possuem uma importância ímpar
para a realização desse sonho. Foi contratado pelos noivos um time de
profissionais mais que especial e sei que todos vocês farão de tudo para que
este sonho seja mais que perfeito. Envio em anexo o cronograma completo do
casamento, qualquer dúvida basta entrar em contato.
Muito obrigada por poder contar com
vocês. Felicidade aos noivos e sucesso a todos os envolvidos.
Nos vemos dia 20 de Agosto!
Cerimonial XYZ"
Sentiram a diferença? É muito bom
saber da importância do meu trabalho para o evento. É muito bom saber o valor
que ele tem e que ele também é fundamental para o sucesso do evento. É muito
bom vestir a camisa de cada evento e fazer cada sonho virar realidade.
Eu gosto de me envolver no evento,
gosto de saber as informações dele. Gosto de saber quais outros profissionais
também irão trabalhar nele. Tudo é um conjunto mesmo!
Já repararam que muito fornecedores
usam a expressão "meu noivos"? Eu também tenho os "meus
noivos". Acho graça que muitas vezes alguns ex-noivos me mandam mensagem e
falam "você não deve lembrar de mim, mas você fez o meu
casamento...". Vou confessar que na maioria das vezes eu não só lembro dos
noivos, como lembro o local do casamento e as vezes até o que eles
encomendaram. Não que eu tenha a melhor memória do mundo ou que quase não faço
casamento e por isso consigo lembrar, é que realmente me envolvo nos eventos
que trabalho. Procuro saber depois como foi, se já tem fotos, se a equipe de
vídeo faz compacto etc (foi assistindo ao compacto do vídeo de um casal de noivos que eu fiz os cupcakes que conheci a Macuca Produções, que fez o meu vídeo de casamento).
E como vou saber quem fez foto e vídeo?
No cronograma completo tem. Mas como não recebo, agora eu pergunto no
formulário e coloco na minha Guia de Encomenda também.
Enfim, acho que já deu para
entender o meu ponto de vista.
Não sou só alguém que vai fazer os
doces e ponto. Sou alguém, dentro de vários fornecedores maravilhosos, que os
noivos escolheram para a gostosíssima tarefa de fazer os doces para compor a
mesa e adoçar a vida de seus convidados.
Desculpe se estou querendo me
meter no trabalho de vocês, queridos assessores e cerimonialistas, mas esta é apenas a
minha opinião, talvez um ponto de vista diferente dos que vocês possuem. Falo
pelo lado de quem vê isso como um diferencial e se sente mais valorizada e
integrada à equipe do casamento com esta pequena atitude. E claro, na hora que
algum cliente me pede indicação de fornecedores, esses que possuem um
diferencial e valorizam os demais ganham muitas estrelinhas e são os primeiros
que indico.
Beijos açucarados e parabéns pelo dia de vocês! =)
